Nos offres d’emploi

Sous la responsabilité de la Manager Pôle Service et en collaboration avec la direction et les différents services de l’entreprise , vous intervenez en véritable ambassadeur en tant qu’Office Manager F/H dans un contexte international.

Vos missions s’articules autour de 3 rôles principaux :

1. Assurer l’accueil et le secrétariat courant de l’entreprise :

• Accueil physique et téléphonique ;

• Organiser les déplacements et réservations (hôtels et transports) des personnes de la société AUBRILAM et BEGA et des clients ;

• Assurer la gestion du courrier le cas échéant ;

• Gérer les fournitures ;

• Aide à la gestion de flotte véhicules (gestion litiges assurances, suivi du kilométrage).

2. Assister la Manager du Pôle Service dans la gestion de son activité :

• Contrôler les comptes rendus de chantiers envoyés par les maitres d’œuvre par rapport à notre planification (date de chantiers, réserves à lever, documents à envoyer) et alerter le responsable pose en cas de non-conformité ;

• Saisir des commandes SAV ;

• Saisir des commandes d’achat (factures sous-traitants, benne à déchet, gardiennage, visserie (hors référencement), nacelles, lasure…) ;

• Monter des dossiers chantiers (Dossiers d’ouvrage et d’exécution, PPSPS, DST…) ; saisie et vérification ;

• Modifier et ajuster le planning de chantier sur demande du manager ;

• Ranger et classer les différents documents dans le système (photos de chantiers, fiches de réception, relevés d’heures poseurs…) ;

3. Gérer l'organisation d’événements :

• Organiser les salons ; (aspect logistique, humain, matériel, coordination des différents services, relationnel avec les interlocuteurs comme les standistes et les organisateurs…) hors aspect stratégique comme la définition des produits et du marketing associé ;

• Organiser les évènements entreprise, clients et fournisseurs (commandes traiteur, préparation des salles…).

• Bac +2 formation en assistanat de direction ou formation type Assistant(e) de manager ou d’équipe (ou équivalent), avec une expérience confirmée en assistanat de direction partagée ;

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook.) ;

• Rédaction et expression orale claires et concises ;

• Anglais courant ;

• Réactivité, discrétion, sens de l'organisation et rigueur dans la réalisation des missions, bonne gestion des priorités et des imprévus ;

• Culture du service interne, bon relationnel et diplomatie.

• Poste à pourvoir dès que possible ;

• Salaire négociable en fonction de votre profil et de votre expérience.