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Als Office Manager (m/w) arbeiten Sie unter der Verantwortung der Service Managerin und in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens in einem internationalen Umfeld als echter Botschafter. Ihre Aufgaben sind in drei Hauptrollen gegliedert:

1. Sie übernehmen den Empfang und das laufende Sekretariat des Unternehmens:

• Physischer und telefonischer Empfang;

• Organisation der Reisen und Reservierungen (Hotels und Transport) von Personen der Unternehmen AUBRILAM und BEGA sowie von Kunden;

• Gegebenenfalls die Verwaltung der Post übernehmen;

• Verwalten der Lieferungen;

• Unterstützung bei der Verwaltung der Fahrzeugflotte (Verwaltung von Versicherungsstreitigkeiten, Überwachung des Kilometerstands).

2. Unterstützung der Managerin des Servicebereichs bei der Verwaltung ihrer Tätigkeit:

• Kontrolle der von den Hauptauftragnehmern übermittelten Baustellenberichte im Hinblick auf unsere Planung (Baustellentermine, Vorbehalte, zu versendende Dokumente) und Alarmierung des Verantwortlichen für die Verlegung im Falle von Nichtkonformität;

• Erfassen von Kundendienstbestellungen;

• Bestellungen eingeben (Rechnungen für Subunternehmer, Abfallcontainer, Wachdienst, Schrauben (nicht gelistet), Gondeln, Lasur...);

• Baustellenakten anlegen (Bau- und Ausführungsunterlagen, PPSPS, DST...); erfassen und überprüfen;

• Die Baustellenplanung auf Anfrage des Managers ändern und anpassen;

• Die verschiedenen Dokumente im System ordnen und klassifizieren (Baustellenfotos, Abnahmeprotokolle, Stundenzettel...);

3. Organisation von Veranstaltungen:

• Messen organisieren; (logistische, personelle und materielle Aspekte, Koordination der verschiedenen Abteilungen, Beziehungen zu Ansprechpartnern wie Standbetreibern und Organisatoren usw.) außer strategischen Aspekten wie der Definition von Produkten und dem dazugehörigen Marketing;

• Organisation von Veranstaltungen für Unternehmen, Kunden und Lieferanten (Catering-Bestellungen, Vorbereitung der Säle...).

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Assistent/in der Geschäftsleitung oder eine Ausbildung zum/zur Manager- oder Teamassistenten/in (oder gleichwertig) mit nachgewiesener Erfahrung als Assistent/in der geteilten Geschäftsleitung;

• Sehr gute Beherrschung der Bürokommunikationsmittel (Word, Excel, PowerPoint, Outlook.);

• Klares und prägnantes Schreiben und Sprechen;

• Fließendes Englisch;

• Reaktionsschnelligkeit, Diskretion, Organisationstalent und Genauigkeit bei der Ausführung von Aufträgen; guter Umgang mit Prioritäten und unvorhergesehenen Ereignissen;

• Kultur des internen Dienstes, gute Umgangsformen und diplomatisches Geschick.

• Die Stelle ist sofort zu besetzen;

• Das Gehalt ist verhandelbar, abhängig von Ihrem Profil und Ihrer Erfahrung.